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¿Oficinas abiertas? no tan productivas como se supone

Wendy Solís
22 de Junio del 2015 | Editorial Metroscubicos.

Las oficinas abiertas pueden llegar a ser muy productivas, sin embargo, no son espacios que puedan adoptar todas las empresas, pues existen consideraciones que se deben tomar en cuenta antes de tomar la decisión.

El origen de espacios abiertos

Las oficinas deben se espacios que atraigan y retengan el talento de las empresas. Deben ser el motor de creatividad, la cooperación y el trabajo en equipo. Estos objetivos promovieron la tendencia de oficinas con espacios abiertos, donde la cultura de áreas privadas desapareció por completo.

Desde hace casi una década diversas empresas, sobre todo tecnológicas, adoptaron en su máxima expresión esta tendencia, al grado que los colaboradores no cuentan con un lugar fijo para sus actividades diarias.

De acuerdo con Andrea Soria, consultora del área de Performance Environments, Workplace Knowledge para América Latina de Herman Miller, “la cultura de espacios abiertos es una gran idea, pero no para todas las empresas, ni las áreas de éstas. Si bien esta moda ha fomentado la creatividad y colaboración, se han detectado algunas problemáticas”.

Los contras de los espacios abiertos

  • Pérdida de privacidad. Si bien al estar expuestos, los colaboradores se han vuelto más productivos, la falta de intimidad frena su desarrollo. “Es importante conocer a tus colaboradores y saber cuál es el mejor ambiente para potenciar sus capacidades, en estudios realizados por Herman Miller hemos encontrado que 4 de cada 10 personas son introspectivas, por lo que tenerlos en espacios 100% abiertos limita su marco de acción, no se sienten cómodos de expresar sus opiniones, crear y colaborar”, expresa Soria.
  • Problemas de acústica. No tener barreras físicas ha generado conflictos en aspectos de concentración y confidencialidad de información. Aunque existen algunas tareas que requieren espacios más privados (como llamadas en conferencia), lo ideal es tener la opción de poder usar estos espacios cuando se necesite.
  • Subutilización de espacios. Las oficinas abiertas requieren mayor inversión en tecnología, pues al tener más áreas colaborativas se requieren equipos de audio y video en éstos espacios, además de una migración a que los empleados cuenten con computadoras móviles y tecnología personal para tener la flexibilidad de trabajar en estos espacios. “Muchas empresas no consideran éste gasto y no equipan apropiadamente las áreas provocando desuso y subutilización”, declara Soria.

¿Espacios abiertos? En dónde sí

Un estudio a nivel mundial realizado por Herman Miller a más de 500 empresas de todos los sectores y de diferentes tamaños, analizó las actividades diarias de lo usuarios de los centros de trabajo, para detectar hábitos laborales. El análisis encontró que de al menos 10 actividades diarias, 7 se realizan en equipo y 3 de forma individual.

Algunas de estas tareas son: charla espontánea con algún compañero, crear en equipo, presentar proyectos, concretar tareas asignadas, agruparse con otras áreas, procesar y responder información recibida. “Prácticamente todos realizamos éstas labores durante el día, lo que significa que si bien los espacios privados ya no son la prioridad en las oficinas, deben coexistir de manera equilibrada”, recomienda Andrea Soria.

Además, agrega la experta, hay áreas específicas como finanzas y legal donde la concentración y confidencialidad es prioridad, que no se resuelve con algunas salas de juntas. Ellos deben permanecer en espacios más aislados, incluso esto también aplica para personas de recursos humanos que manejan información de nómina.

Afortunadamente el diseño ha evolucionado abismalmente, tener espacios privados ya no significa cuatro paredes. Puedes hacer divisiones con libreros, biombos y paneles acústicos de mediana altura, lo que evita la saturación visual.

Diseña a la medida

Las recomendaciones de la experta para evitar inversiones que resultarán en espacios poco funcionales son:

  • Analiza las actividades y objetivos de cada área y crea espacios funcionales para cada una de ellas.
  • Analiza la cultura organizacional, que las formas de trabajo y el branding de las oficinas están alineadas con la misión, gestión y los impulsores del negocio.
  • No sigas una moda solo por obtener reconocimiento. De nada te servirá tener una oficina moderna si está subutilizada y no se adecua al perfil de actividades.
  • No pierdas de vista espacios de relajación. Un colaborador requiere una breve distracción cada 45 minutos. Nuestro cerebro no puede concentrarse más de 45 minutos en una misma tarea, es por ello que necesita pequeños descansos. Estos espacios como, una barra de café, un pequeño jardín interior además de ayudar a este descanso promueve la convivencia.

“Las motivaciones y emociones que se generan en una oficina equilibrada es lo que la mayoría de los colaboradores busca. Ya no solo basta con tener un compensación salarial adecuada, cada vez más las empresas deben preocuparse por los espacios armoniosos que retengan a su talento”, finaliza Soria.

Espacios abiertos u oficinas privadas

Tener un correcto equilibrio en tu empresa se traducirá en un espacios altamente productivo. Conoce en qué actividades debes tener espacios abiertos o semiprivados.

Ventajas de las oficinas abiertas

  • Colaboración y conexión
  • Eficiencia en operación
  • Rapidez y comunicación
  • Conexiones personales
  • Motivación y pertenencia a una empresa
  • Concentración en el trabajo y no en cosas personales
  • Creatividad e innovación
  • Eficiencia en bienes raíces

Por qué mantener espacios privados

  • Enfoque y concentración
  • Escape de distracciones
  • Privacidad y confidencialidad
  • Procesar y responder
  • Conexiones virtuales/telefónicas con terceros
  • Reuniones y presentaciones

Los espacios cerrados no necesariamente se refieren a privados u oficinas, pueden ser áreas delimitadas por diferentes elementos, que les dan mejor acústica o privacidad visual.